Événement d'entreprise : comment collecter les photos et contenus des participants
En tant que gestionnaire d'événements, vous voulez du contenu de marque employeur et des photos d'ambiance après l'événement. Voici comment collecter les photos des participants de manière conforme au RGPD.
Un événement d'entreprise ne s'arrête pas quand les participants rentrent chez eux. Les images qui restent sont souvent plus utiles que les photos officielles : un collègue qui rit vraiment, un orateur en plein récit, une équipe qui échange après coup. C'est exactement le type de matériel que vous voudrez réutiliser plus tard pour votre newsletter, LinkedIn ou une page carrières. Reste à savoir comment le rassembler. Si vous en êtes encore à la préparation, commencez par le [guide pour organiser une fête d'entreprise](/fr/blog/organiser-fete-entreprise).
Le problème : des photos éparpillées sur des centaines de téléphones
Engager un photographe garde tout son sens pour les images officielles, et pour un grand événement vous le feriez certainement. Mais la plupart des photos sont prises par les participants eux-mêmes, avec leur téléphone. Lors des journées de team building, des fêtes du personnel et des séminaires, chacun capture quelque chose. Ces images sont plus spontanées et variées que ce qu'un seul photographe peut couvrir, mais elles restent éparpillées ensuite.
Les moyens habituels pour les récupérer butent chacun sur quelque chose. L'e-mail rapporte une poignée de pièces jointes des cinq personnes qui y pensent. Personne ne veut d'[un groupe WhatsApp](/fr/blog/partylio-vs-whatsapp) de deux cents collègues. Un dossier Google Drive partagé demande un compte et un peu d'explication. En pratique, vous ne récupérez qu'une fraction de ce qui a été pris.
À quoi servent ces images ensuite
- Marque employeur : de vrais collègues dans de vraies situations convainquent plus que des photos de stock
- Réseaux sociaux : une publication LinkedIn sur une journée d'équipe marche mieux avec des images authentiques qu'avec une photo de groupe mise en scène
- Communication interne : remplir une newsletter, un intranet ou un rapport annuel de photos d'ambiance
- Suivi : partager un album avec les participants après coup renforce l'engagement
Comment le résoudre en pratique
Ce qui marche le mieux, c'est [un point de collecte unique où les participants déposent leurs propres photos](/fr/blog/collecter-photos-invites-mariage). Avec une plateforme comme Partylio, vous créez un événement et obtenez un QR code à placer sur les badges, les tables ou l'écran de présentation. Les participants le scannent et envoient via leur navigateur, sans installation ni compte. Ensuite vous téléchargez tout d'un coup en ZIP, prêt pour votre équipe marketing ou communication.
RGPD : laissez les gens choisir eux-mêmes
Lors d'un événement d'entreprise, le consentement est plus sensible que lors d'une fête privée. L'avantage de l'envoi par les participants, c'est qu'ils choisissent délibérément quelles photos partager. C'est différent d'aller récupérer des images dans un groupe de discussion après coup. Indiquez clairement sur l'invitation et au niveau du QR code que les photos pourront être utilisées en interne, et laissez ceux qui préfèrent s'abstenir simplement ne rien envoyer.
Conseils pratiques pour plus de contributions
- Annoncez-le clairement une fois au début de l'événement, pas seulement sur un panneau
- Répétez l'appel à un moment où l'on prend beaucoup de photos, comme le cocktail de networking
- Laissez votre équipe communication faire une première sélection pendant l'événement
- Placez le point de collecte là où tout le monde passe, comme le bar ou l'accueil
- Faites-en une habitude récurrente, pour constituer une banque d'images après chaque événement
Les photos de vos propres participants sont une source de contenu sous-estimée, et leur collecte coûte peu. Créer un événement sur Partylio prend quelques minutes et vous pouvez l'essayer gratuitement pour votre prochaine journée d'équipe ou séminaire.