Firmenveranstaltung: So sammeln Sie Fotos und Inhalte von Teilnehmern
Als Eventmanager wünschen Sie sich nach der Veranstaltung Employer-Branding-Inhalte und stimmungsvolle Fotos. So sammeln Sie Teilnehmerfotos DSGVO-konform.
Eine Firmenveranstaltung endet nicht, wenn die Teilnehmer nach Hause fahren. Die Bilder, die übrig bleiben, sind oft brauchbarer als die offiziellen Fotos: ein Kollege, der wirklich lacht, ein Redner mitten im Vortrag, ein Team, das hinterher plaudert. Genau das ist das Material, das Sie später für Ihren Newsletter, LinkedIn oder eine Karriereseite wiederverwenden möchten. Die Frage ist nur, wie Sie es zusammenbekommen. Wenn Sie noch mitten in der Vorbereitung stecken, lesen Sie zuerst den [Leitfaden zum Organisieren einer Betriebsfeier](/de/blog/betriebsfeier-organisieren).
Das Problem: Fotos verteilt auf Hunderte Handys
Einen Fotografen zu engagieren ist für die offiziellen Bilder weiterhin sinnvoll, und bei einer größeren Veranstaltung würden Sie das sicher tun. Aber die meisten Fotos machen die Teilnehmer selbst, mit ihrem Handy. Bei Teamtagen, Mitarbeiterfesten und Seminaren hält jeder etwas fest. Diese Bilder sind spontaner und vielfältiger, als ein einzelner Fotograf abdecken kann, bleiben danach aber verstreut.
Die üblichen Wege, sie einzusammeln, scheitern jeweils an etwas. E-Mail bringt eine Handvoll Anhänge von den fünf Leuten, die daran denken. [Eine WhatsApp-Gruppe](/de/blog/partylio-vs-whatsapp) mit zweihundert Kollegen will niemand. Ein geteilter Google-Drive-Ordner verlangt ein Konto und ein wenig Erklärung. In der Praxis bekommen Sie so nur einen Bruchteil dessen, was entstanden ist.
Wofür Sie diese Bilder danach nutzen
- Employer Branding: Echte Kollegen in realen Situationen überzeugen mehr als Stockfotos
- Social Media: Ein LinkedIn-Beitrag über einen Teamtag wirkt mit authentischen Bildern besser als mit einem gestellten Gruppenfoto
- Interne Kommunikation: Newsletter, Intranet oder Jahresbericht mit stimmungsvollen Fotos füllen
- Follow-up: Ein Album nach der Veranstaltung mit den Teilnehmern zu teilen stärkt das Engagement
Wie Sie es in der Praxis lösen
Am besten funktioniert [ein zentraler Sammelpunkt, an dem die Teilnehmer ihre eigenen Fotos ablegen](/de/blog/hochzeitsfotos-von-gaesten-sammeln). Mit einer Plattform wie Partylio erstellen Sie ein Event und erhalten einen QR-Code für Ausweise, Tische oder den Präsentationsbildschirm. Die Teilnehmer scannen ihn und laden über ihren Browser hoch, ohne Installation oder Konto. Danach laden Sie alles auf einmal als ZIP herunter, bereit für Ihr Marketing- oder Kommunikationsteam.
DSGVO: Lassen Sie die Leute selbst entscheiden
Bei einer Firmenveranstaltung ist die Einwilligung heikler als bei einer privaten Feier. Der Vorteil des Selbst-Hochladens ist, dass die Teilnehmer bewusst wählen, welche Fotos sie teilen. Das ist etwas anderes, als Bilder hinterher aus einem Gruppenchat zu ziehen. Weisen Sie auf der Einladung und am QR-Code deutlich darauf hin, dass die Fotos intern verwendet werden können, und lassen Sie alle, die lieber nicht mitmachen, einfach nichts hochladen.
Praktische Tipps für mehr Beiträge
- Kündigen Sie es einmal deutlich zu Beginn der Veranstaltung an, nicht nur auf einem Schild
- Wiederholen Sie den Aufruf in einem Moment, in dem viel fotografiert wird, etwa beim Networking-Umtrunk
- Lassen Sie Ihr Kommunikationsteam während der Veranstaltung eine erste Auswahl treffen
- Platzieren Sie den Sammelpunkt dort, wo jeder vorbeikommt, etwa an der Bar oder am Empfang
- Machen Sie es zur wiederkehrenden Gewohnheit, um nach jeder Veranstaltung eine Bilddatenbank aufzubauen
Die Fotos Ihrer eigenen Teilnehmer sind eine unterschätzte Content-Quelle, und ihre Sammlung kostet wenig. Ein Event auf Partylio zu erstellen dauert ein paar Minuten, und Sie können es für Ihren nächsten Teamtag oder Ihr nächstes Seminar kostenlos ausprobieren.