Weihnachtsfeier im Büro organisieren, ohne daraus ein Großprojekt zu machen

Kurz vor Jahresende fragt jemand, wer die Weihnachtsfeier organisiert. Zwischen offenen Aufgaben und Urlaubskalender klingt das nach mehr Arbeit, als es sein muss. Für ein gutes Beisammensein braucht es keinen perfekt inszenierten Abend. Ein passender Termin und genügend Zeit zum Reden reichen oft.

Erst den Rahmen klären

Geht es um einen Umtrunk nach Feierabend oder um eine lange Feier? Wie viele Leute kommen, auch aus anderen Standorten? Legt ein Budget fest, bevor ihr nach Räumen und Catering sucht. Für ein kleines Team kann das Büro reichen; bei langen Anfahrten ist ein gut erreichbarer Ort wichtiger als eine besonders ausgefallene Kulisse.

Wenn ihr ein großes Fest mit Programm und ausführlicher Kostenplanung vorhabt, hilft unser Leitfaden zur Betriebsfeier. Hier geht es bewusst um den kleineren Jahresabschluss.

Ein Termin, der für möglichst viele passt

Schlagt zwei oder drei Tage vor und berücksichtigt Urlaub, Schichten und Heimwege. Ist der Dezember schon voll, kann ein Treffen im Januar genauso schön sein. Fragt bei externen Räumen nach, was im Angebot enthalten ist und wann die Gästezahl verbindlich wird. Eine allgemeingültige Buchungsfrist gibt es nicht.

Was in die Einladung gehört

Nennt Ort, Anfang, Ende und ob das Essen ein Abendessen ersetzt. Bittet um Rückmeldung und fragt nach Ernährungsbedürfnissen, ohne private Erklärungen einzufordern. Denkt an Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice oder in Teilzeit, die beim kurzen Gespräch in der Küche nicht dabei waren.

Essen, Getränke und der Schluss

Fingerfood lässt sich im Stehen essen und braucht keine feste Sitzordnung. Alkoholfreie Getränke sollten ebenso selbstverständlich bereitstehen wie Wein oder Bier. Klärt Allergien mit dem Catering. Findet die Feier im Büro statt, muss jemand Gläser, Müll und das Abschließen übernehmen.

Ein möglicher Ablauf

Diese Uhrzeiten sind nur ein Beispiel für eine Feier direkt nach der Arbeit:

• 17:30 Uhr: Ankommen und erstes Getränk.
• 18:00 Uhr: Essen bereitstellen, auch etwas Sättigendes.
• 18:30 Uhr: ein kurzer Dank, falls es etwas zu sagen gibt.
• 19:30 Uhr: letzte Runde und Zeit zum Verabschieden.
• 20:00 Uhr: aufräumen und abschließen.

Ein Quiz oder Weihnachtspullover ist nett, wenn die Leute Lust darauf haben. Ein Pflichtprogramm braucht es nicht.

Die letzte Woche und die Fotos

Bestätigt die Gästezahl und die Lieferzeit. Prüft Garderobe, Toiletten und Heimweg. Eine Person sollte für Dienstleister erreichbar sein. Bevor Bilder geteilt werden, klärt, wer sie sehen darf, und beachtet interne Regeln sowie erforderliche Einwilligungen.

Wer Fotos aus mehreren Handys sammeln möchte, kann dafür einen QR-Code von Partylio nutzen und die Bilder auf Wunsch während der Feier zeigen. Sprecht vorher ab, was intern bleibt. Mehr zu größeren Veranstaltungen steht auf unserer Firmenevent-Seite.