Bedrijfsevent organiseren: zo verzamel je foto's en content van deelnemers
Als event manager wil je employer branding-content én sfeerbeelden na het event. Zo verzamel je foto's van deelnemers op een GDPR-bewuste manier.
Een bedrijfsevent stopt niet wanneer de deelnemers naar huis rijden. De beelden die overblijven, zijn vaak bruikbaarder dan de officiële foto's: een collega die echt lacht, een spreker midden in zijn verhaal, een team dat na afloop napraat. Dat soort materiaal wil je later kunnen gebruiken voor je nieuwsbrief, LinkedIn of een vacaturepagina. De vraag is alleen hoe je het bij elkaar krijgt. Zit je nog volop in de voorbereiding, lees dan eerst het [draaiboek om een personeelsfeest te organiseren](/blog/personeelsfeest-organiseren).
Het probleem: foto's zitten verspreid over honderden telefoons
Een eventfotograaf inhuren blijft zinvol voor de officiële beelden, en op een groter event zou je dat zeker doen. Maar de meeste foto's worden gemaakt door de deelnemers zelf, met hun smartphone. Op teambuildings, personeelsfeesten en seminaries maakt iedereen wel iets. Die beelden zijn spontaner en diverser dan wat één fotograaf kan vangen, maar ze blijven achteraf verspreid zitten.
De klassieke manieren om ze te verzamelen lopen elk vast op iets. E-mail levert een handvol bijlagen op van de vijf mensen die eraan denken. [Een WhatsApp-groep](/blog/partylio-vs-whatsapp) met tweehonderd collega's wil niemand. Een gedeelde map op Google Drive vraagt een account en een beetje uitleg. In de praktijk krijg je zo maar een fractie van wat er gemaakt is.
Waarvoor je die beelden achteraf gebruikt
- Employer branding: echte collega's in echte situaties overtuigen meer dan stockfoto's
- Social media: een LinkedIn-post over een teamdag doet het beter met authentieke beelden dan met een geregisseerde groepsfoto
- Interne communicatie: nieuwsbrief, intranet of jaarverslag vullen met sfeerbeelden
- Nazorg: een album delen met de deelnemers na afloop versterkt de betrokkenheid
Hoe je het in de praktijk oplost
Wat het beste werkt is [één centraal verzamelpunt waar deelnemers hun eigen foto's droppen](/blog/fotos-verzamelen-trouwgasten). Met een platform zoals Partylio maak je een event aan en krijg je een QR-code die je op badges, tafels of het presentatiescherm zet. Deelnemers scannen die en uploaden via hun browser, zonder installatie of account. Na afloop download je alles in één keer als ZIP, klaar voor je marketing- of communicatieteam.
GDPR: laat mensen zelf kiezen
Bij een bedrijfsevent ligt toestemming gevoeliger dan bij een privéfeest. Het voordeel van zelf uploaden is dat deelnemers bewust kiezen welke foto's ze delen. Dat is iets anders dan beelden achteraf uit een groepschat plukken. Vermeld duidelijk op de uitnodiging en bij de QR-code dat de foto's mogelijk intern gebruikt worden, en laat wie niet wil meedoen gewoon niets uploaden.
Praktische tips voor meer bijdragen
- Kondig het één keer duidelijk aan aan het begin van het event, niet alleen op een bordje
- Herhaal de oproep op het moment dat er veel gefotografeerd wordt, bijvoorbeeld tijdens de netwerkborrel
- Laat je communicatieteam al tijdens het event een eerste selectie maken
- Zet het verzamelpunt op een plek waar iedereen langskomt, zoals de bar of de inschrijfbalie
- Bouw er een terugkerende gewoonte van, zodat je na elk event een gevulde beeldbank hebt
De foto's van je eigen deelnemers zijn een onderschatte bron aan content, en het kost weinig om ze te verzamelen. Een event op Partylio aanmaken duurt enkele minuten en je kan het gratis uitproberen voor je volgende teamdag of seminarie.