Kerstborrel op het werk organiseren: een plan dat ook in december nog werkt

Ergens tussen een deadline en de laatste vergaderingen van het jaar valt de vraag: wie regelt de kerstborrel? Het klinkt klein, tot je een datum moet vinden die voor het team werkt, weet wie niet drinkt en ontdekt dat de vergaderruimte om zes uur weer leeg moet zijn. Maak het jezelf niet groter dan nodig. Een goede borrel is geen gala. Mensen willen even samen zijn zonder agenda.

Begin met twee vragen, niet met een thema

Hoeveel mensen verwacht je, en wil je vooral napraten of er echt een avond van maken? Voor een klein team volstaan een hoek van het kantoor, goede hapjes en een eindtijd. Als collega’s uit meerdere vestigingen komen, helpt een plek dicht bij het station meer dan een uitgebreid programma. Stem het bedrag per persoon eerst intern af, voordat je offertes opvraagt.

Zoek je een uitgebreider feest met locatie, entertainment en begroting? Dan past de gids voor een personeelsfeest beter. Deze pagina gaat juist over de kerstborrel: laagdrempelig, kort en midden in de drukste weken van het jaar.

Kies een datum die niet alleen voor de organisatoren past

Vraag twee of drie mogelijke momenten rond bij het team en kijk naar verlof, ploegendiensten en reistijd. Een donderdag direct na het werk kan prettig zijn voor mensen die in het weekend andere plannen hebben. Een borrel in januari is ook prima als december al vol zit. Controleer bij een externe locatie wat er daadwerkelijk inbegrepen is en tot wanneer je het aantal gasten kunt aanpassen. Hoe eerder je vraagt, hoe meer keuze je doorgaans hebt, maar oktober is geen universele uiterste boekingsdatum.

Nodig uit met informatie waar mensen iets aan hebben

Zet in de uitnodiging de plek, begin- en eindtijd, het soort eten en of aanmelden nodig is. Vraag vooraf naar dieetwensen, zonder mensen hun persoonlijke reden te laten uitleggen. Nodig niet alleen het team uit dat op kantoor zit: thuiswerkers en collega’s op andere locaties raken makkelijk uit beeld. Vermeld ook als partners níet zijn uitgenodigd; onduidelijkheid daarover is vervelender dan het antwoord.

Eten en drinken zonder gedoe

Bij een borrel van een paar uur zijn hapjes die je staand kunt eten praktischer dan een driegangendiner. Reken niet uitsluitend op een schaal nootjes als je mensen direct na werktijd verwacht. Zorg voor iets vegetarisch en iets dat past bij gemelde allergieën, en overleg met de cateraar hoe kruisbesmetting wordt voorkomen als dat relevant is.

Zet alcoholvrije opties net zo zichtbaar neer als bier en wijn. Water, een goed alcoholvrij drankje en iets warms doen meer voor gastvrijheid dan een open bar zonder duidelijk eindpunt. Regel wie bijschenkt en wie aan het einde opruimt. Op kantoor horen afval, glaswerk en de afsluiting van het gebouw ook bij de planning.

Een voorbeeld van hoe de avond kan lopen

Voor een borrel direct na werktijd zou dit kunnen. Het zijn voorbeeldtijden, geen regels:

• 17.30: eerste gasten en drankjes; laat mensen rustig binnenkomen.
• 18.00: hapjes rondbrengen, ook iets substantieels voor wie niet meer thuis eet.
• 18.30: een kort bedankwoord als daar aanleiding voor is; houd het bij een paar minuten.
• 19.30: laatste ronde en tijd om rustig afscheid te nemen.
• 20.00: afgesproken einde, opruimen en controleren wie de ruimte afsluit.

Een quiz of kersttrui kan leuk zijn als het team er zin in heeft. Leg niets op. De beste gesprekken ontstaan meestal precies wanneer niemand op een programmaonderdeel wacht.

De laatste week: loop de kleine dingen na

Bevestig het aantal aanwezigen, de bestelde hapjes en de lever- of aankomsttijd. Controleer de ruimte: genoeg plek om te staan, een rustige hoek om te praten, toiletten en een jasplek. Wijs één collega aan als aanspreekpunt voor de leverancier, zodat jij niet de hele avond naar je telefoon kijkt. Zorg bij een locatie buiten kantoor dat mensen weten hoe ze veilig thuiskomen.

En daarna?

Niet iedereen wil op de interne nieuwsbrief of LinkedIn terechtkomen. Vertel vooraf of er foto’s worden gemaakt, wie ze kan zien en vraag toestemming waar nodig. Wie beelden van meerdere collega’s wil verzamelen, kan bijvoorbeeld met Partylio een QR-code delen en de foto’s desgewenst tijdens de borrel op een scherm tonen. Spreek ook dan vooraf af wat intern blijft en wat eventueel extern gedeeld mag worden.

Organiseer je behalve de borrel ook een conferentie of teamdag? Op de pagina voor bedrijfsevents lees je meer over het verzamelen van beelden bij dat soort bijeenkomsten.